¿TUS GERENTES SON REALMENTE GERENTES?

Los 3 niveles de la estructura organizacional de una empresa

¨Los gerentes al igual que los entrenadores de basquetbol, deben encontrar la manera de utilizar el talento individual para lograr los objetivos de la empresa¨

– Michael Jordan

Uno de los retos más importantes que existen en las empresas pequeñas en México es que los empresarios, los dueños de negocios no logran delegar la operación en gerentes o mandos medios que le ayuden al buen funcionamiento del negocio. De hecho, es muy común ver al dueño súper apurado trabajando incansablemente resolviendo todos los problemas y apagando los fuegos dentro de la empresa, mientras que las personas en posiciones gerenciales le piden ayuda y son parte del problema y no la solución.

La causa de esta situación se debe principalmente a 2 cosas:

1.- Los Directores o dueños de negocio no conocen la diferencia entre un colaborador y un gerente.

2.- El dueño con tal de delegar la operación ponen a personas en la posición gerencial principalmente basados en la confianza y no en las capacidades. Esta es una mala creencia que a veces tenemos pues tratamos de recompensar la confianza y no la eficiencia. En una empresa debemos de seleccionar a las personas por sus competencias no por la confianza.

Una de las claves para ser un buen Director general es poder poner a las personas correctas en el lugar correcto, pero para hacer esto es necesario que el propietario del negocio logre conocer las diferencias entre lo que es un colaborador, un gerente y un director.

1 Nivel Colaborador

  • Un colaborador se dedica el 100% de su tiempo laboral a ejecutar tareas específicas de su puesto laboral. Por ejemplo un auxiliar administrativo se la pasa haciendo actividades en su área de especialidad.
  • Las habilidades requeridas en este nivel básicamente son las habilidades necesarias del puesto, debido a que lo que se requiere son competencias técnicas de la posición.

2 Nivel Gerencia

  • Un Gerente no sólo debe ejecutar tareas sino que ya sabe obtener resultados, es decir es una persona que es capaz de gestionar los recursos para obtener un objetivo.
  • Los Gerentes son aquellos que logran obtener resultados a través de otros.
  • Las habilidades que un gerente necesita ya no son tan técnicas sino que son más administrativas pues gestiona a otras personas y presupuestos.
  • Un buen gerente debería tomar un 30% de su tiempo a la planeación al análisis y a la toma de decisiones que acerquen a la empresa a alcanzar sus objetivos. Un 50% de su tiempo debe de dedicarlo a supervisar a los colaboradores en sus tareas y a ayudarlos a lograr los resultados de la empresa. El Gerente también ya debe de dedicar un 20% a trabajar con la parte directiva a fijar objetivos y a establecer la estrategia del negocio.
  • Lo relevante de un gerente no son las habilidades técnicas sino las habilidades blandas como son el liderazgo, la negociación y el trabajo por objetivos.

3 Nivel Dirección

  • Un Director a diferencia de un gerente ya es más un formador de personas, es alguien que desarrolla los talentos y las habilidades principalmente de sus Gerentes.
  • Un Director debería de dedicar de su tiempo un 20% al análisis y a la toma de decisiones en la empresa. Un 30% a supervisar el desempeño de sus Gerentes y un 50% a trabajar sobre la estrategia del negocio y a desarrollar ideas para la mejora del modelo de negocio de la empresa.
  • El director se debe enfocar la mayor parte de su tiempo al futuro del negocio y a observar las tendencias del mercado y en establecer la estrategia general del negocio.

Como dueño de negocio necesitas observar las necesidades de tu empresa y ver si realmente cuando necesitas tener Gerentes en tu empresa que te ayuden con la operación del negocio. A continuación te comparto algunas recomendaciones para que sepas cuando necesitas de contratar o formar gerentes y que necesitas hacer tú como Director General.

  • El primer punto es que el dueño del negocio debe de empezar a hacer trabajo de dueño de negocio, no de operador del negocio. Necesitas trabajar sobre el negocio y no en el negocio y para eso es necesario que inicies a trabajar más sobre la estrategia del negocio y delegues más la operación del mismo.
  • Necesitas Gerentes cuando estas en un momento de crecimiento y quieres de dejar de hacer todo tú y necesitas a personas que te ayuden a tomar decisiones y a gestionar proyectos.
  • En términos generales deberías de iniciar contratando primero un Gerente comercial, después un Gerente de operaciones y finalmente un Gerente financiero.
  • Necesitas contratar Directores cuando el crecimiento de la empresa ya es muy grande y la operación te supera y los gerentes no se dan abasto
  • Cuando quieres profesionalizar tu negocio al tener mejores estructuras y procesos es el momento de contratar Directores. Desde nuestra experiencia esto sucede cuando ya tienes alrededor de 50 personas o más dentro de la empresa.

Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres saber cómo mejorar la operación en tu empresa visita nuestra página web: www.innovarte.mx

¡En Innovarte te ayudamos a expandir tu libertad empresarial!

Alejandro Valdés

Especialista en crecimiento de dueños de negocio

Alejandro.valdes@innovarte.mx

CÓMO RECUPERAR TU TIEMPO COMO DUEÑO DE NEGOCIO.

Hacer crecer un negocio no es tarea sencilla, requiere de mucho compromiso, de una gran visión y sobre todo de una enorme disciplina, pero en mi experiencia trabajando con empresarios en expansión he notado que una gran cantidad de ellos tardan demasiado tiempo en aprender a delegar y eso causa que inviertan demasiado tiempo adicional operando su negocio, inhibiendo así su crecimiento y castigando su calidad de vida.

Los 5 niveles de Delegación.

“Decidir qué no hacer es tan importante como decidir qué hacer”.

– Jessica Jackley, Empresaria

¿Te ha pasado que trabajas más de 40 horas a la semana y sientes que aún tienes trabajo por hacer? ¿O que llega el fin de semana y estás tan cansado que no tienes energía para poder pasar tiempo calidad con tu familia? Si eres como muchos empresarios que han fundado su propio negocio, seguramente sí.

Hacer crecer un negocio no es tarea sencilla, requiere de mucho compromiso, de una gran visión y sobre todo de una enorme disciplina, pero en mi experiencia trabajando con empresarios en expansión he notado que una gran cantidad de ellos tardan demasiado tiempo en aprender a delegar y eso causa que inviertan demasiado tiempo adicional operando su negocio, inhibiendo así su crecimiento y castigando su calidad de vida.

APRENDER A DELEGAR ELEVA TU CALIDAD DE VIDA.

Cuando aprendes a delegar significa que has soltado algunas actividades dentro de tu negocio para poderte enfocar en aspectos más estratégicos del negocio. Si quieres hacer todo tú es probable que hagas muchas cosas, pero muy pocas las hayas hecho a un nivel excepcional.

Cuando delegas recuperas tu tiempo, ya que aquellas actividades que antes hacías, las va a realizar otra persona y con eso tienes libertad para enfocarte en otro cosa. Michael Hyatt dice que ¨No puedes comprar la felicidad pero puedes comprar tu tiempo de regreso y eso eleva tu calidad de vida, es por eso que debemos aprender a delegar¨.

¿QUÉ NOS IMPIDE DELEGAR?

La mayoría de dueños de negocios no delegan porque piensan que no es algo fácil y que es más rápido hacer el trabajo por ellos mismos y tienen toda la razón, es más sencillo hacer las cosas por uno mismo al inicio, pero al repetir constantemente dicha actividad se genera una gran inversión de tiempo y esfuerzo que nos deja esclavizados en la operación.

La realidad es que delegar de hecho, si toma más tiempo y esfuerzo al principio, pero a la larga te ahorra una enorme cantidad de tiempo, pues te has podido liberar de dicha actividad, además que la delegación es una habilidad crítica para el liderazgo ya que no puedes asumir más responsabilidades a menos que estés dispuesto a delegar en otros.

Delegar no es una habilidad sencilla ni fácil de desarrollar pero con el debido conocimiento y práctica puede aprenderse. A continuación te comparto el mapa de cómo empezar a delegar con tu equipo.

LOS 5 NIVELES DE DELEGACIÓN

Nivel 1: DELEGA TAREAS

Inicia por delegar algunas actividades que hoy te quitan tiempo y te drenan energía. Selecciona a alguna persona que tenga las habilidades para realizarlas.

En este nivel di a tu colaborador lo siguiente: ¨Haz exactamente lo que te he pedido que hagas. No te apartes de mis instrucciones. Ya he investigado las opciones y determinado lo que quiero que hagas¨.

  • Este nivel de delegación es ideal para nuevas contrataciones en las que tienes muy claro lo que se tiene que hacer y sólo quieres que te liberen de realizar dicha actividad.

Nivel 2: DELEGA LA BUSQUEDA DE INFORMACIÓN

En este nivel quieres que la persona investigue un tema y que obtenga alguna información que necesitas.

En este nivel di a tu colaborado lo siguiente: ¨Investiga el tema y repórtame tus descubrimientos. Lo discutiremos, y luego tomaré la decisión y te diré lo que quiero que hagas¨.

  • Este nivel es bueno para delegarlo a algún colaborador que ya no es nuevo en la empresa pero que aún no está listo para tomar une decisión.

Nivel 3: DELEGA LA BUSQUEDA DE OPCIONES PARA RESOLVER UN PROBLEMA

En este nivel das más espacio a la persona para operar ya que puede participar en la solución de un problema pero aún te reservas la decisión para ti. Di a tu colaborador: ¨Investiga el tema, describe las opciones y hazme una recomendación. Dame los pros y los contras de cada opción, pero dime qué crees que deberíamos hacer. Si estoy de acuerdo con tu decisión, te autorizaré a seguir adelante.¨

  • Este nivel es ideal para delegar a futuros líderes que estés desarrollando pues les das la oportunidad de juzgar y ver su capacidad de razonar sin que pongas en riesgo algunos aspectos del negocio. 

Nivel 4: DELEGA LA TOMA DE DECISIONES

En este nivel le pides a la persona que evalué las opciones y que haga su propia toma de decisiones y que te reporte después de haber tomado la decisión. Di a tu colaborador lo siguiente: ¨Toma una decisión y luego dime lo que hiciste. Confío en que realices la investigación, tomes la mejor decisión que puedas y luego me mantengas informado. ¨

  • En este nivel por primera vez quitas las manos del volante pero debes de delegarle a una persona en la que puedas confiar debido a que tiene una gran competencia en el tema. Es ideal para líderes en crecimiento, pero procura que al inicio delegues en temas que no sean críticos para la empresa.

Nivel 5: DELEGA PROYECTOS Y RESULTADOS

En este nivel delegas un proyecto entero a alguien para que produzca resultados. Di a tu colaborador: ¨Toma la decisión que creas que es mejor. No hay necesidad de informar de nuevo. Confío en ti completamente. Sé que seguirás adelante y producirás los resultados deseados. Tienes todo mi apoyo.¨

  • En este nivel la magia sucede pues es cuando recuperas completamente tu tiempo como empresario al haber soltado por completo. Este nivel es ideal para delegar tu equipo directivo o gerencial en el cual confías completamente en sus competencias.

Te invito a que le compartas los 5 niveles de delegación a tu equipo e inicies un proceso gradual de delegar en el que todos estarán claros sobre su responsabilidad en cada aspecto de delegación. Cuando logres haber llevado a todo tu equipo directivo y gerencial al nivel 5 habrás recuperado gran parte de tu tiempo como dueño de negocio.

Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres saber cómo implementar estos hábitos visita nuestra página web: www.innovarte.mx

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Alejandro Valdés

Especialista en crecimiento de dueños de negocio

Alejandro.valdes@innovarte.mx

¿Cuánto podrías crecer si aprendieras a delegar?

Aprender a delegar es la clave para impulsar tu crecimiento emprendedor.

“Si quieres hacer pocas cosas pequeñas correctamente, hazlas tú mismo. Si quieres hacer grandes cosas y tener un gran impacto, aprende a delegar”

John C. Maxwell

Uno de los grandes obstáculos para que los dueños de negocio puedan crecer en su nempresa es que no saben delegar. Es muy común ver a dueños de negocio “todologos” que concentran un sinfín de actividades dentro de su empresa sin aprender a soltar el control.

Cuando no delegas y lo haces todo tú pasan dos cosas:

1.- Menos cosas se pueden hacer y te vuelves el cuello de botella de tu empresa.

2.- Muchas cosas se hacen con menor calidad porque si te enfocas en 500 cosas no puedes hacer las 500 bien.

¿Has escuchado la frase “Si quieres que algo se haga bien, hazlo tú mismo”?, seguramente si y ese tipo de pensamientos son los responsables de que muchos emprendedores no puedan crecer y que se esclavicen a su negocio. Así que lo primero que tenemos que hacer es cambiar nuestra mentalidad con respecto a delegar, necesitamos comprender que la habilidad de delegar efectivamente es la clave para poder crecer nuestro negocio.

Andrew Carnegie el gran empresario escoces que transformo la industria ferroviaria en los Estados Unidos en el siglo XIX dijo: “Ninguna persona puede crear un gran negocio si quiere hacerlo todo por sí misma y adjudicarse todo el crédito”. Para crecer y tener mayor libertad necesitamos saber delegar ya que al hacerlo estamos automáticamente multiplicando nuestras capacidades a través del trabajo en equipo.

A continuación te comparto algunos puntos para saber lo que debes evitar y lo que necesitas hacer con respecto a delegar.

Michael Gerber en su libro “El Mito del Emprendedor” dice que: “Confundimos delegación con abdicación” y nada más alejado de la realidad, delegar significa dejar de estar en control para poder estar a cargo, es decir al delegar dejas de operar pero estas a cargo de que esa actividad se realice al dar el seguimiento y el contexto necesario a la persona para que pueda desempeñar su función correctamente.

El gran secreto para que crezcas como dueño es lograr enfocarte en lo que te gusta hacer y haces mejor, lo cual es más productivo para tu empresa y luego desarrollar las habilidades de comunicación y delegación para asociarte con otras personas que pueden hacer todo lo que tú vas a dejar de hacer.

A continuación te comparto 5 pasos para puedas desarrollar tus habilidades de delegación:

1. Delega a la persona correcta.

Haz una lista de todas tus actividades que desempeñas en tu empresa, luego selecciona aquellas en las que eres muy competente y que disfrutas haciéndolas. Idealmente esas serían las actividades que tú seguirías haciendo pero ahora necesitas encontrar quien puede hacer todas las otras tareas que ahora vas a soltar. Es importante que selecciones a la persona correcta para cada actividad restante en función de sus habilidades e intereses, la mejor combinación es que la persona que ahora se encargará de dichas actividades sea una persona competente en esas tareas. Basa tu decisión en competencias no en conveniencia.

2. Especifica el resultado que esperas.

En cualquier situación de delegación, sé muy específico sobre los resultados que estás buscando, la mejor manera de asegurarse que las cosas se hagan bien es comunicando claramente como se ve la tarea o el proyecto realizado efectivamente. Asegúrate que la persona a la que le estas delegando tiene la imagen correcta en su mente de lo que quieres ver realizado.

3. Establece un marco de tiempo para la realización de la tarea o el proyecto.

Que sea realmente claro y establece marcos de tiempo realistas para cuando el proyecto o la acción debe completarse. Si desea mantener las cosas en movimiento no establezcas un período de tiempo largo y determina metas más pequeñas para alcanzar el resultado final deseado.

4. Determina el nivel de autoridad que la persona tiene.

¿Le das a tu equipo la autoridad y el margen para tomar decisiones? ¿Pueden gastar dinero? ¿Pueden tomar decisiones? ¿Pueden crear proyectos por ellos mismos?. Es importante capacitar a tu equipo para usar su propio juicio para que tomen decisiones pero el poder se debe de desarrollar de forma gradual, entre más competencia más poder. Si la persona no tiene las habilidades requeridas, es necesario que la capacitemos y gradualmente vayamos delegándole paso a paso responsabilidades más grandes.

5. Da seguimiento al progreso.

Hazle saber a los miembros de tu equipo qué tipo de seguimiento necesitas y quieres. ¿Con qué frecuencia deben de mostrarte su avance? ¿Cuántos detalles necesitas?, mantenga las líneas de comunicación abiertas y estate disponible para ellos, lo cual no significa que tengas que gestionar todo el proyecto, pero puedes ayudar a mantenerlo en el buen camino al estar cerca para responder preguntas o proporcionar una dirección más clara según sea necesario.

Si quieres profundizar más sobre estos conceptos te invitamos a visitar nuestra página web: www.innovarte.mx y a aplicar al programa Expansión 10x para unirte a un grupo selecto de 20 emprendedores exitosos, talentosos y motivados que quieren crecer en su vida y en su empresa.

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Alejandro Valdés

Especialista en desarrollo emprendedor

Alejandro.valdes@innovarte.mx