¨ Siempre debemos de evaluar con exactitud lo que se hace, que tan bien se hace y perseguir la mejora continua.¨
Edward Deming
La metodología SCRUM está inspirada en la manera en cómo se desempeñan los equipos de Rugby al trabajar en común para mover la pelota en la cancha de juego, en donde manifiestan: Acoplamiento, unidad de propósito y claridad de metas.
El SCRUM es una metodología que ayuda a los equipos de trabajo a multiplicar su productividad y se fundamenta en utilizar el siguiente ciclo para el desarrollo de proyectos dentro de la empresa:
Para poder implementar este ciclo en la empresa se necesitan 3 requisitos:
1.- Tener un SCRUM Master o facilitador, el cual es el encargado de guiar al equipo en todo el ciclo. El facilitador debe de preguntar regularmente al equipo la siguientes preguntas: ¨¿Qué cambios podemos hacer en la forma como trabajamos?, ¿Cuál es nuestro principal obstáculo?¨.
2.- Un equipo de trabajo de máximo 7 personas. Diversos estudios han demostrado que los equipos de 3 a 7 personas usan un 25% menos de tiempo y esfuerzo que un equipo de 9 a 20 personas.
3.- Una meta a lograr por el equipo. Idealmente debería de ser un objetivo que se pueda lograr en los siguientes 3 meses y que se pueda dividir en diversos proyectos para su consecución.
¿Cómo se ejecuta el método SCRUM?
Una vez establecida la meta a lograr por el equipo, esta se debe de partir en algo que se llama SPRINTS, los cuales son periodos de actividad intensa seguida de un breve periodo de descanso. Nosotros recomendamos utilizar a la semana como una unidad de SPRINT, es decir si el objetivo de la empresa se deberá de lograr en 3 meses, este mismo estará compuesto de 12 SPRINTS o 12 semanas.
1.- La reunión semanal o de inicio de SPRINT
Al inicio de cada ciclo el SCRUM Master o facilitador se debe de reunir con todo el equipo en una junta en la cual se va a definir todo lo que se va a lograr en el ciclo del SPRINT. Se debe de llegar a un acuerdo de las acciones prioritarias que ayudarán al equipo a avanzar poderosamente hacia la consecución de la meta trimestral. Se debe de utilizar un pizarrón en el cual se establezca claramente las respuestas a las siguientes preguntas: ¨ ¿Qué se va a hacer en la semana?, ¿Cuándo se va a hacer? y ¿Quién lo va a hacer?¨. Estas respuestas se pueden anotar en un Post It.
Los Post It con las respuestas deben de pegarse debajo de la columna que dice ¨por hacer¨ y conforme se vaya accionando, se van a ir cambiando a las diferentes columnas hasta pasar debajo de la columna de ¨terminado¨, cuando la acción haya sido completada en su totalidad.
2.- La reunión diaria de revisión.
Al inicio del día el SCRUM Master debe reunir brevemente al equipo para revisar sus avances del día y todos los miembros del equipo deben de responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué hice ayer para ayudar al equipo a terminar el SPRINT?
- ¿Qué haré hoy para ayudar al equipo a terminar este SPRINT?
- ¿Qué obstáculos tenemos en el avance del equipo?
La reunión debe de durar máximo 5 o 10 minutos y deberá de ser de pie. El objetivo de esa junta es que el equipo sepa que van a hacer sus integrantes en el día.
3.- Sesión de retrospectiva al final del ciclo de los SPRINTS.
Al finalizar el ciclo de SPRINTS, es decir después de los 3 meses, el SCRUM Master debe de convocar a una junta de revisión del logro del objetivo con todo el equipo en la que se deben de responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué logramos del objetivo planteado?
- ¿Qué no logramos?
- ¿Qué aprendimos de este ciclo?
- En una escala del 1 al 5, ¿Cómo te sientes con tu papel en la empresa?
- En esa misma escala, ¿Cómo te sientes con el desempeño de la empresa en general?
- ¿Por qué te sientes así?
- ¿Qué te haría más feliz en el siguiente ciclo de SPRINTS?
Esta reunión se deberá de llevar en al menos 4 horas y es muy importante para poder cerrar el ciclo y volver a plantear objetivos para el siguiente periodo.
La esencia para implementar esta metodología en tu empresa es aprender a establecer un ritmo de trabajo que nos permita ser más productivos pero también tener periodos de reflexión y descanso. Si utilizas estas ideas en tu gestión de proyectos te aseguro que tu productividad se duplicará.
Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres saber cómo crear una empresa auto-gestionada visita nuestra página web: www.innovarte.mx
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Alejandro Valdés
Especialista en crecimiento de dueños de negocio.
