“Las juntas de trabajo frecuentes son un síntoma de una mala organización, entre menos juntas mejor.”
Peter Drucker
Peter Drucker decía “uno puede tener reuniones o puede trabajar”. Si bien, las juntas de trabajo son una de las mejores herramientas para mejorar la comunicación y la toma de decisiones en los equipos, también si son mal ejecutadas, pueden terminar siendo una gran pérdida de tiempo y dinero para las empresas.
Los seres humanos somos seres sociables que necesitamos comunicarnos para poder colaborar y avanzar en nuestros proyectos por lo que las reuniones de trabajo son fundamentales para lograr nuestras metas en la empresa pero comúnmente no saber llevar a cabo juntas efectivas hace que estas sean un verdadero martirio y una pérdida de tiempo.
Para que logres eliminar de tu empresa las reuniones inefectivas y puedas aumentar la productividad en tu equipo te comparto 3 reglas para tener juntas efectivas.
- Pregúntate: ¿Realmente es necesario reunirnos? Según diversos estudios hechos en diversos corporativos, cerca del 40% de las juntas no son realmente necesarias y podrían eliminarse. Es importante antes de convocar a una junta ver si es necesaria e indispensable para el logro de las metas ya que hoy en día hay muchas otras opciones para comunicarnos que nos ayudar a avanzar sin la necesidad de una junta como el WhatsApp, Slack, mail, Asana, etc.
- Una vez que decides tener la junta, divide tus juntas de trabajo en 3 partes: Antes de la junta, durante la junta y después de la junta.
Lo que debes de hacer antes de la junta es:
- Define el objetivo de que se quiere lograr en la junta: La claridad es poder y entre más claro sea lo que se quiere lograr en la reunión más ágil y productiva será
- Crear una agenda de la reunión: Establece los puntos y temas que se tocarán en la reunión y compártelos con anticipación a las personas que asistirán. Al hacer esto les permitirás que vengan preparados a la misma.
Lo que debes hacer durante la junta es:
- Llegar a un acuerdo compartido sobre las decisiones y acciones que se tomarán como resultado de la junta: Siempre debes terminar una junta teniendo una claridad de las siguientes preguntas:
“¿Qué se realizará?, ¿quién lo hará? y ¿cuándo se llevará a cabo?”
Al hacer esto evitarás la frustración de terminar una junta en donde ningún plan de acción se ha realizado y nadie sabe qué hacer.
Lo que debes de hacer después de la junta es:
- Debes comunicar los acuerdos y el plan de acción a las personas que atendieron a la junta para que se pueda generar un compromiso compartido sobre lo que se realizará en el futuro: Las minutas son un gran recurso para hacerlo.
- Establece y respeta los límites de las juntas.
Las buenas reuniones comienzan y terminan a tiempo. Cuando empiezas tarde, penalizas inconscientemente la puntualidad y recompensas la demora y las personas se “entrenan” para llegar tarde porque saben que no pasará nada significativo hasta mucho después de la hora de inicio anunciada.
Cuando terminas tarde, también frustras a los participantes pues la gente en las empresas normalmente está muy ocupada, por eso debemos de ser tan disciplinados sobre nuestros tiempos finales como nuestros tiempos iniciales. Es sorprendente cuánto se puede lograr en una junta cuando se sabe cuándo se terminará.
Mejorar la calidad de las reuniones requiere esfuerzo y enfoque, por lo que es necesario que regularmente nos preguntemos: "¿Cómo podemos hacer que nuestro tiempo juntos sea más productivo?" Necesitamos siempre ser honesto y evaluar nustras reuniones para hacerlas cada vez mejor pues estas consumen muchos recursos. Cuanto más eficientes sean nuestras juntas, mejor será el rendimiento de nuestra empresa.
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Alejandro Valdés Peña
