EL PODER DE LOS SISTEMAS Y PROCESOS: La habilidad de despedirte de la operación de tu negocio

¨Los productos te generan dinero pero los sistemas te hacen ganar una fortuna¨

Allan Dib

Si te fueras de vacaciones por 6 meses y dejaras tu negocio funcionando sin ti, ¿tú negocio estaría mejor o peor de lo que está ahora?, ¿tendrías un negocio cuando regreses? Si tu respuesta para ambas preguntas fue negativa es muy probable que aún no tengas un negocio, más BIEN TÚ ERES EL NEGOCIO.

Una de las razones por las cuales el gran inversionista Warren Buffet nunca invierte su dinero en empresas en donde la organización dependa de una súper estrella y sí lo haga en empresas ¨aburridas¨ y repetitivas es debido a que conoce la importancia de los sistemas y procesos para crear consistencia y éxito en las organizaciones.

Uno de los grandes errores que los empresarios cometen es que crean empresas que dependan enormemente de ellos, de hecho normalmente EL NEGOCIO ES ELLOS. Cuando el negocio existe en la mente del dueño y no a crear sistemas y procesos para gestionar la operación, el negocio no puede funcionar si el dueño no está presente.

Los sistemas y procesos son los procedimientos y pasos que debemos de tener para llevar a cabo las actividades dentro de la empresa. Normalmente todo está en la mente de las personas que operan, pero al documentar esta información empezamos a hacer explícito el know how del negocio y cualquier persona puede entenderlo y seguirlo.

McDonald´s es un gran ejemplo de como tener sistemas y procesos te ayuda a gestionar una empresa de clase mundial. Cada sucursal es operada por jóvenes universitarios sin experiencia en los que no confiaríamos que puedan incluso no tender sus camas, sin embargo, los restaurantes operan casi a la perfección debido a que los empleados siguen los procesos y el manual de operación al pie de la letra.

Tener sistemas y procesos en tu negocio te permite:

  • Simplificar la operación del negocio al seguir los sistemas y procesos.
  • Poder replicar tu negocio en otros lugares.
  • Los clientes confían en tu marca pues saben que obtienen resultados consistentes.
  • Puedes crear franquicias vendiendo el know how de tu negocio.
  • Inversionistas o compradores pueden comprar tu negocio.

Desde nuestra experiencia hay 2 razones por las cuales los dueños de negocios no le dan mucha importancia a los procesos.

  1. Crear sistemas y procesos es algo muy administrativo e incluso aburrido, pero la realidad es que tenerlos representa un gran poder dentro de la empresa.
  2. El director general no los ve como un tema urgente, siempre es más importante temas como la venta o los clientes pero posponer su creación genera que la empresa no pueda funcionar sin ti.

El rol del dueño de negocio es crear sistemas y procesos de manera que el negocio funcione sin que él o ella no este. Debes pensar a largo plazo y salir de la operación del negocio para empezar a trabajar sobre el negocio y no en el negocio.

LOS 4 PROCESOS Y SISTEMAS MÁS RELEVANTES.

DOCUMENTAR PROCESOS

  • Te invito a que analices cada uno de los 4 procesos anteriores y a que desgloses todas las actividades que se realizan en cada elemento del proceso. Por ejemplo, el proceso de MKT incluye subprocesos como creación de campañas en redes sociales, Mailings, diseño de promociones, etc.
  • Crea un Check list de todas las actividades que se realizan en cada subproceso.
  • Junta todos los subprocesos y súbelo a la nube o imprímelos y compárteselo a tu equipo.
  • Si quieres delegar una actividad remítete a los Check list y procesos, esto hará que tu labor sea mucho más fácil.

Crear y documentar procesos es la manera más fácil y efectiva para crear una organización que funcione como relojito sin que el dueño este presente. Es una inversión que merece la pena realizarse si quieres recuperar tu libertad como empresario/a.

Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres tener acompañamiento estratégico para crear una empresa auto-gestionada te invito a que nos dejes tus datos y nosotros nos pondremos en contacto contigo y te explicaremos lo que podemos lograr juntos. Regístrate aquí:

http://bit.ly/AplicaciónProgramaExpansión10x

¡En Innovarte te ayudamos a expandir tu libertad emprendedora!

Alejandro Valdés

Especialista en desarrollo de dueños de negocio

Alejandro.valdes@innovarte.mx

¿CÓMO CONSTRUIR UNA EMPRESA AUTO-GESTIONADA?

¨Nunca sabes que tan bueno es tu equipo hasta que tú como dueño de negocio no estés en tu empresa¨

Dan Sullivan

Una empresa auto-gestionada es una empresa que está lo suficientemente bien estructurada, gestionada y dirigida de manera en que el dueño puede tener la libertad que anhela para dedicarse a las actividades que más le apasionan mientras la empresa se maneja sola sin necesidad qué el o ella estén presentes.

Nuestro propósito en Innovarte es lograr que nuestros clientes puedan tener una empresa auto-gestionada que expanda la libertad de sus propios dueños, para que ellos puedan seguir creciendo y expandiendo sus posibilidades.

El proceso para lograr tener una empresa así inicia con la visión y claridad del empresario/a al definir como sería expandir las 4 libertades que todo emprendedor anhela incrementar.

LIBERTAD DE TIEMPO

Primero y la más importante es la libertad de tiempo. Esta puede ser medida de muchas maneras pero uno de los indicativos es cuánto tiempo libre te quita a ti como dueño de negocio el tener que estar operando en la empresa. También significa tener tiempo para concentrarse en las prioridades clave de la empresa y no sólo en andar apagando fuegos y resolviendo los problemas del día a día.

LIBERTAD DE DINERO

Significa tener el flujo de efectivo que tu empresa necesita para crecer y que tú como empresario puedas tener la calidad de vida que anhelas.

LIBERTAD DE RELACIONES

Significa trabajar con el equipo de trabajo que te genere felicidad y relacionarte con los clientes con los que anhelas trabajar.

LIBERTAD DE PROPÓSITO

Se trata de poder hacer el tipo de trabajo que es más significativo para ti, significa poder darle un sentido de vida alineado a tu rol de la empresa y tus prioridades en tu vida personal.

Entre más trabajes para crear una empresa auto-gestionada más libertad y crecimiento estarán disponibles para ti y para tu equipo.

¿QUÉ CARACTERISTICAS TIENE UNA EMPRESA AUTO-GESTIONADA?

Te invito a que revises todas estas características que forman una empresa auto-gestionada y pienses en qué áreas deberías de empezar a enfocarte para iniciar a crear la empresa que realmente anhelas tener y así puedas disfrutar tu negocio mientras expandes tu libertad.

Te sugiero que selecciones 3 aspectos entre todas las cualidades expuestas. Por ejemplo, puedes seleccionar: Gran Marketing, Visión futura compartida y Procesos y sistemas.

Después responde las siguientes preguntas sobre cada aspecto seleccionado:

1.- ¿Cuál es el beneficio de enfocarme en ese aspecto para crear una empresa auto-gestionada?

2.- ¿Cuál es el resultado ideal que quiero lograr en ese aspecto?

3.- ¿Cuál es el mayor obstáculo que deberemos transformar?

4.- ¿Qué acciones específicas realizaras para transformar ese aspecto en tu empresa?

Al hacer esto tendrás un plan de acción sobre el cual puedes trabajar cada 90 días. Una vez transformado algún aspecto podemos iniciar con otro y así poco a poco lograrás tener una empresa auto-gestionada. Te invito a pensar que crear una empresa así no es una tarea rápida, de hecho puede llevarnos cerca de 3 o más años pero creo que el destino vale mucho la pena.

Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres tener acompañamiento estratégico para crear una empresa auto-gestionada te invito a que nos dejes tus datos y nosotros nos pondremos en contacto contigo y te explicaremos lo que podemos lograr juntos. Regístrate aquí:

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Alejandro Valdés

Especialista en desarrollo emprendedor

Alejandro.valdes@innovarte.mx

LAS 7 REGLAS DE SAM WALTON PARA CREAR UNA EMPRESA EXTRAORDINARIA

¨Las altas expectativas son la clave para alcanzar todo¨

Sam Walton

Sam Walton, el fundador del corporativo Walmart llegó a ser el hombre más rico del mundo en 1985, pero su historia nunca fue tan fácil, pues no nació en medio de una familia adinerada, de hecho Sam Walton nació en una familia de bajos recursos que le forzó a trabajar desde los 7 años, empezando desde abajo pero con el paso del tiempo creó un imperio que perdura hasta nuestros días.

La historia de Walmart es una historia que refleja el verdadero espíritu empresarial, pues nos habla del riesgo, del trabajo duro y de saber a dónde quieres ir y estar dispuesto a hacer todo lo que sea necesario para llegar allí.

Me gustaría compartirte las 7 lecciones que me dejo estudiar la vida de Sam Walton, con la esperanza de que alguna de estas ideas te sean de gran beneficio.

REGLAS DE SAM WALTON

1.- COMPRENDER EL VALOR DE GANARSE UN PESO.

Sam Walton siempre tuvo un estilo de vida frugal viajaba en clase turista y conducía un automóvil viejo. A Sam no le motivaba el dinero, era el deseo de ser mejor siempre lo que le impulsaba a crecer.

¨Somos ahorradores porque creemos en el valor del dinero y lo difícil que cuesta ganárselo. Cada vez que Walmart gasta un peso tontamente, este acaba afectando a nuestros clientes Cada vez que ahorramos un dólar nos colocamos al frente de nuestra competencia¨  Sam Walton

Una idea que me llevo de esta regla es la de enseñarle a nuestros hijos y a nuestros colaboradores lo duro que hay que trabajar y el enorme esfuerzo que hay que poner para poder cobrar dinero de parte de tus clientes. Debemos valorar el dinero como un reflejo de que hemos agregado valor y no debemos de despilfarrarlo.

2.- DESARROLLA UNA MENTALIDAD DE CRECIMIENTO.

¨Fui muy ambicioso y con mucho empuje desde muy pequeño. Mi secreto es que puse el listón muy alto para mi mismo, mis metas personales siempre fueron elevadas¨. Sam Walton.

Desde mi punto de vista el 80% del éxito de un empresario radica en tener una mentalidad correcta. La mentalidad es nuestra manera de pensar y de abordar a la vida. Cuando tenemos una mentalidad de crecimiento estamos siempre impulsados a crecer por nuestros sueños y aprendemos a vencer el miedo que a muchos limita.

3.- ESTUDIAR AL MERCADO.

El gran éxito de Sam Walton es que estaba obsesionado con entender a sus clientes y que es lo que ellos querían.

¨Me di cuenta de que el secreto en mi negocio era comprar bajo, almacenarlo en cantidad y venderlo barato¨ Sam Walton.

La idea de Walmart era sencilla, cuando los clientes pensaran en la empresa, tenían que estar seguros de que no iban a encontrar nada más barato en ningún lugar. Esta estrategia fue la que corono a Walmart a lo largo del tiempo y fue la clave de su éxito pues alineaban toda su estrategia y ejecución a las necesidades del cliente.

4.- INSTITUCIONALIZAR A SU EMPRESA

A finales de los años 70’s Sam Walton tenía problemas económicos muy graves así que decide salir a la bolsa y recibir dinero público. Afortunadamente en ese momento Walmart ya tenía un proceso de Institucionalización que le permitió que los inversionistas tuvieran mayor confianza en la empresa e invertirán más. Esta movida fue la que catapulto el crecimiento de Walmart a nivel mundial.

La gran lección para los empresarios en esto es que debemos de dejar de construir changarros y necesitamos crear instituciones que funcionen sin que el dueño este presente. Hay 4 elementos que se necesitan para iniciar a institucionalizar una empresa: Creación de un consejo de administración, definición de una visión clara de la empresa, generar indicadores para medir a la gerencia y estandarizar los procesos.

5.- EMPODERAR A SUS GERENTES.

Para Sam Walton el rol del gerente de tienda es clave pues ellos deberían de manejar cada tienda como su propio negocio.

Sam Walton menciona: ¨Siempre he dejado que nuestros gerentes tomen decisiones y comentan errores, sólo así podemos crecer¨.  Según Sam cuando más grande se vuelve una empresa más importante se vuelve trasladar la responsabilidad y la autoridad hacia líneas de enfrente. Su concepto era crear una tienda dentro de otra tienda pues hacemos que tanto los gerentes como los jefes de departamento gestionen su propio negocio.

La gran lección que me llevo es que necesitamos crear mandos medios sólidos que se ocupen de la operación del negocio para que tu como dueño puedas tener más tiempo libre y dedicarte a la estrategia.

6.- COMUNICAR, COMUNICAR Y COMUNICAR.

Walmart se ha hecho famoso por su junta semanal de los sábados por la mañana en donde todos los gerentes se reúnen para revisar sus ventas y analizar el mercado. Es una sesión estratégica que les ha permitido sobrepasar a la competencia gracias al poder de la alineación y la comunicación.

7.- TRATA A TUS COLABORADORES DIGNAMENTE Y COMPARTE TUS BENEFICIOS.

¨El verdadero secreto de nuestra increíble prosperidad es que hemos sido capaces de establecer una gran relación con nuestros colaboradores. Para nosotros todos nuestros empleados son nuestros asociados¨ Sam Walton

¨Si quieres que tus asociados de las tiendas se preocupen por los clientes, tienes primero tú que preocuparte por ellos¨ Sam Walton

Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres saber cómo crear una empresa auto-gestionada visita nuestra página web: www.innovarte.mx

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Alejandro Valdés

Especialista en crecimiento de dueños de negocio

Alejandro.valdes@innovarte.mx

¿TUS GERENTES SON REALMENTE GERENTES?

Los 3 niveles de la estructura organizacional de una empresa

¨Los gerentes al igual que los entrenadores de basquetbol, deben encontrar la manera de utilizar el talento individual para lograr los objetivos de la empresa¨

– Michael Jordan

Uno de los retos más importantes que existen en las empresas pequeñas en México es que los empresarios, los dueños de negocios no logran delegar la operación en gerentes o mandos medios que le ayuden al buen funcionamiento del negocio. De hecho, es muy común ver al dueño súper apurado trabajando incansablemente resolviendo todos los problemas y apagando los fuegos dentro de la empresa, mientras que las personas en posiciones gerenciales le piden ayuda y son parte del problema y no la solución.

La causa de esta situación se debe principalmente a 2 cosas:

1.- Los Directores o dueños de negocio no conocen la diferencia entre un colaborador y un gerente.

2.- El dueño con tal de delegar la operación ponen a personas en la posición gerencial principalmente basados en la confianza y no en las capacidades. Esta es una mala creencia que a veces tenemos pues tratamos de recompensar la confianza y no la eficiencia. En una empresa debemos de seleccionar a las personas por sus competencias no por la confianza.

Una de las claves para ser un buen Director general es poder poner a las personas correctas en el lugar correcto, pero para hacer esto es necesario que el propietario del negocio logre conocer las diferencias entre lo que es un colaborador, un gerente y un director.

1 Nivel Colaborador

  • Un colaborador se dedica el 100% de su tiempo laboral a ejecutar tareas específicas de su puesto laboral. Por ejemplo un auxiliar administrativo se la pasa haciendo actividades en su área de especialidad.
  • Las habilidades requeridas en este nivel básicamente son las habilidades necesarias del puesto, debido a que lo que se requiere son competencias técnicas de la posición.

2 Nivel Gerencia

  • Un Gerente no sólo debe ejecutar tareas sino que ya sabe obtener resultados, es decir es una persona que es capaz de gestionar los recursos para obtener un objetivo.
  • Los Gerentes son aquellos que logran obtener resultados a través de otros.
  • Las habilidades que un gerente necesita ya no son tan técnicas sino que son más administrativas pues gestiona a otras personas y presupuestos.
  • Un buen gerente debería tomar un 30% de su tiempo a la planeación al análisis y a la toma de decisiones que acerquen a la empresa a alcanzar sus objetivos. Un 50% de su tiempo debe de dedicarlo a supervisar a los colaboradores en sus tareas y a ayudarlos a lograr los resultados de la empresa. El Gerente también ya debe de dedicar un 20% a trabajar con la parte directiva a fijar objetivos y a establecer la estrategia del negocio.
  • Lo relevante de un gerente no son las habilidades técnicas sino las habilidades blandas como son el liderazgo, la negociación y el trabajo por objetivos.

3 Nivel Dirección

  • Un Director a diferencia de un gerente ya es más un formador de personas, es alguien que desarrolla los talentos y las habilidades principalmente de sus Gerentes.
  • Un Director debería de dedicar de su tiempo un 20% al análisis y a la toma de decisiones en la empresa. Un 30% a supervisar el desempeño de sus Gerentes y un 50% a trabajar sobre la estrategia del negocio y a desarrollar ideas para la mejora del modelo de negocio de la empresa.
  • El director se debe enfocar la mayor parte de su tiempo al futuro del negocio y a observar las tendencias del mercado y en establecer la estrategia general del negocio.

Como dueño de negocio necesitas observar las necesidades de tu empresa y ver si realmente cuando necesitas tener Gerentes en tu empresa que te ayuden con la operación del negocio. A continuación te comparto algunas recomendaciones para que sepas cuando necesitas de contratar o formar gerentes y que necesitas hacer tú como Director General.

  • El primer punto es que el dueño del negocio debe de empezar a hacer trabajo de dueño de negocio, no de operador del negocio. Necesitas trabajar sobre el negocio y no en el negocio y para eso es necesario que inicies a trabajar más sobre la estrategia del negocio y delegues más la operación del mismo.
  • Necesitas Gerentes cuando estas en un momento de crecimiento y quieres de dejar de hacer todo tú y necesitas a personas que te ayuden a tomar decisiones y a gestionar proyectos.
  • En términos generales deberías de iniciar contratando primero un Gerente comercial, después un Gerente de operaciones y finalmente un Gerente financiero.
  • Necesitas contratar Directores cuando el crecimiento de la empresa ya es muy grande y la operación te supera y los gerentes no se dan abasto
  • Cuando quieres profesionalizar tu negocio al tener mejores estructuras y procesos es el momento de contratar Directores. Desde nuestra experiencia esto sucede cuando ya tienes alrededor de 50 personas o más dentro de la empresa.

Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres saber cómo mejorar la operación en tu empresa visita nuestra página web: www.innovarte.mx

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Alejandro Valdés

Especialista en crecimiento de dueños de negocio

Alejandro.valdes@innovarte.mx