“Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora”.
Benjamin Franklin
En una época donde las empresas sufren una transformación y un dinamismo acelerado que parece sobre pasar a nuestro ritmo normal es muy complicado detenerse y tratar de poner en orden nuestras empresas. Sin embargo, si es que queremos realmente mejorar nuestra productividad en nuestra organización necesitamos contar con metodologías que nos den el orden y la disciplina requerida para facilitar la operación del negocio y así llegar a los objetivos planteados.
EL MÉTODO DE LAS 5 S´s PARA PONER ORDEN EN TU NEGOCIO.
A continuación, te comparto un método de mejora continua que te permitirá evidenciar la optimización del espacio, mantener un control visual de materiales y equipo los cuales garantizan la facilidad de acceso y la disminución de tiempos de búsqueda, desarrollar mecanismos efectivos para prevenir el desabasto y eliminar excesos y desperdicios de recursos.
Las 5 S´s son aplicadas continuamente a la gestión y administración del puesto de trabajo, este método surge a partir de la segunda guerra mundial, como parte de un movimiento de mejora de la calidad y su objetivo principal eran eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente.
El método fue elaborado por Hiroyoki Hirano y se denominan 5S debido a las iniciales de las etapas que se siguen para implementarlas, definidas por cinco palabras japonesas: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, que significan "clasificación", "orden", "limpieza", "estandarización" y "autodisciplina”.
- SEIRI – CLASIFICACIÓN: “Mantener únicamente lo necesario para el proceso”.
Es el paso que te ayudará a remover todos los artículos innecesarios de tu área de trabajo. Puede ejecutarse en cualquier lugar de trabajo garantizando una mejora inmediata.
Para esta primera etapa será importante hacer una lista de todos los artículos presentes en el área, esto te ayudará a determinar rápidamente lo que es necesario para tu trabajo y lo que no, es recomendable supervisar la etapa de clasificación, con el fin de decidir de manera objetiva el etiquetado, clasificación y designar la respectiva área de cada artículo.
En resumen, Seiri consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de estos últimos.
2. SEITON – ORDEN: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
Esta etapa se encarga de ubicar todo en su lugar, se recomienda considerar varios factores a la hora de elegir el lugar de cada cosa:
- Frecuencia de uso.
- Tamaño y peso.
- Seguridad que propone para lugar.
El etiquetado correcto de la ubicación es crítico en esta etapa. Una buena implementación del Seiton quiere decir que los empleados pueden tomar el equipo necesario sin tener que estar buscándolo, y luego de usarlo pueden devolverlo sin necesidad de abandonar su lugar de trabajo.
En resumen, Seiton trata de establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reubicarlos.
3. SEISO – LIMPIEZA: Hacer de la limpieza una actividad de mantenimiento autónoma.
Basada en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado.
Cada colaborador debe ser responsable de su espacio de trabajo, así como de las herramientas que utiliza, es importante involucrar a todos los líderes en la implementación de las 5S’s ya que esto permitirá que la mejora impulsada por las 5S’s se esparza por todos los niveles de la organización y se tome estas etapas como un hábito fácil de replicar.
En resumen, Seiso consiste en mantener limpio el área de trabajo y todos los materiales en perfecto estado de uso, haciendo visible cualquier anomalía.
4. SEIKETSU – ESTANDARIZACIÓN: Evita retroceder en las primeras 3 S
Si no existe un proceso para conservar lo que se ha logrado con las primeras 3S, posiblemente se vuelva al estado anterior en nuestro puesto de trabajo.
Es importante crear normas que incluyan la descripción de medidas de seguridad, medios necesarios y procedimientos para realizar el trabajo de clasificación, orden y limpieza. En resumen, Seiketzu tiene por objetivo es distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal de forma sencilla y visible para todos dando lugar a un control visual.
5. SHITSUKE – DISCIPLINA: ¡Cuestión de hábito! Shitsuke implica constancia y disciplina.
Para ponerlo en práctica se debe:
- Hacer evaluaciones constantes al lugar de trabajo
- Respetar y hacer respetar las normas del sitio de trabajo.
- Cumplir la responsabilidad en cada tarea sin que se lo tengan que recordar.
Implantarlo implica quebrar la tendencia a la acumulación de elementos innecesarios, también implica cumplir con los principios de higiene y cuidados personales.
En resumen, Shitsuke consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.
Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres saber cómo crear una empresa auto gestionada visita nuestra página web: www.innovarte.mx
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Janet Hernández
Especialista en crecimiento de dueños de negocio.
