¨Los productos te generan dinero pero los sistemas te hacen ganar una fortuna¨
Allan Dib
Si te fueras de vacaciones por 6 meses y dejaras tu negocio funcionando sin ti, ¿tú negocio estaría mejor o peor de lo que está ahora?, ¿tendrías un negocio cuando regreses? Si tu respuesta para ambas preguntas fue negativa es muy probable que aún no tengas un negocio, más BIEN TÚ ERES EL NEGOCIO.
Una de las razones por las cuales el gran inversionista Warren Buffet nunca invierte su dinero en empresas en donde la organización dependa de una súper estrella y sí lo haga en empresas ¨aburridas¨ y repetitivas es debido a que conoce la importancia de los sistemas y procesos para crear consistencia y éxito en las organizaciones.
Uno de los grandes errores que los empresarios cometen es que crean empresas que dependan enormemente de ellos, de hecho normalmente EL NEGOCIO ES ELLOS. Cuando el negocio existe en la mente del dueño y no a crear sistemas y procesos para gestionar la operación, el negocio no puede funcionar si el dueño no está presente.
Los sistemas y procesos son los procedimientos y pasos que debemos de tener para llevar a cabo las actividades dentro de la empresa. Normalmente todo está en la mente de las personas que operan, pero al documentar esta información empezamos a hacer explícito el know how del negocio y cualquier persona puede entenderlo y seguirlo.
McDonald´s es un gran ejemplo de como tener sistemas y procesos te ayuda a gestionar una empresa de clase mundial. Cada sucursal es operada por jóvenes universitarios sin experiencia en los que no confiaríamos que puedan incluso no tender sus camas, sin embargo, los restaurantes operan casi a la perfección debido a que los empleados siguen los procesos y el manual de operación al pie de la letra.
Tener sistemas y procesos en tu negocio te permite:
- Simplificar la operación del negocio al seguir los sistemas y procesos.
- Poder replicar tu negocio en otros lugares.
- Los clientes confían en tu marca pues saben que obtienen resultados consistentes.
- Puedes crear franquicias vendiendo el know how de tu negocio.
- Inversionistas o compradores pueden comprar tu negocio.
Desde nuestra experiencia hay 2 razones por las cuales los dueños de negocios no le dan mucha importancia a los procesos.
- Crear sistemas y procesos es algo muy administrativo e incluso aburrido, pero la realidad es que tenerlos representa un gran poder dentro de la empresa.
- El director general no los ve como un tema urgente, siempre es más importante temas como la venta o los clientes pero posponer su creación genera que la empresa no pueda funcionar sin ti.
El rol del dueño de negocio es crear sistemas y procesos de manera que el negocio funcione sin que él o ella no este. Debes pensar a largo plazo y salir de la operación del negocio para empezar a trabajar sobre el negocio y no en el negocio.
LOS 4 PROCESOS Y SISTEMAS MÁS RELEVANTES.
DOCUMENTAR PROCESOS
- Te invito a que analices cada uno de los 4 procesos anteriores y a que desgloses todas las actividades que se realizan en cada elemento del proceso. Por ejemplo, el proceso de MKT incluye subprocesos como creación de campañas en redes sociales, Mailings, diseño de promociones, etc.
- Crea un Check list de todas las actividades que se realizan en cada subproceso.
- Junta todos los subprocesos y súbelo a la nube o imprímelos y compárteselo a tu equipo.
- Si quieres delegar una actividad remítete a los Check list y procesos, esto hará que tu labor sea mucho más fácil.
Crear y documentar procesos es la manera más fácil y efectiva para crear una organización que funcione como relojito sin que el dueño este presente. Es una inversión que merece la pena realizarse si quieres recuperar tu libertad como empresario/a.
Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres tener acompañamiento estratégico para crear una empresa auto-gestionada te invito a que nos dejes tus datos y nosotros nos pondremos en contacto contigo y te explicaremos lo que podemos lograr juntos. Regístrate aquí:
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Alejandro Valdés
Especialista en desarrollo de dueños de negocio
