“La administración es la eficiencia en escalar la ladera del éxito.”
Steven Covey
Recientemente tuvimos una sesión con un equipo directivo de una gran empresa y surgió una inquietud muy fuerte en los participantes y era la pregunta: ¨ ¿Cómo estructuramos nuestra área administrativa y financiera? ¨. Si eres como muchos empresarios y emprendedores que tienen un enfoque muy marcado en lo comercial o en lo operativo, seguramente te has sentido, al igual que este equipo de lideres, con poca claridad y rumbo sobre la mejor manera de gestionar el área administrativa de tu empresa, es por eso que quiero compartirte esta reflexión para ayudarte a construir correctamente a tu departamento administrativo y financiero.
EL OBJETIVO DEL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EN UNA EMPRESA:
- Es el área encargada de generar las utilidades en el negocio, de ella depende la riqueza que la empresa crea.
- Controlar la operación del negocio manteniendo la eficiencia en la empresa.
Una vez comprendido el objetivo del área, es importante desglosarlo en un organigrama básico de una PYME para poder comprender las funciones que le ayudarán a cumplir con dichos objetivos.
EL ORGANIGRAMA IDEAL DEL ÁREA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA.
El líder de administración y finanzas idealmente debe de tener 2 funciones a su cargo, que son las siguientes:
- Contraloría.
Como el nombre lo indica la función de esta área es la de ejercer el control en la empresa. Las funciones adicionales del área son:
- Realizar el registro contable, asegurando que todas las transacciones, de ingresos y egresos se registren en el reporte contable.
- Realizar la clasificación correspondiente de los gastos e ingresos en un catálogo contable.
- Controlar el costo de venta o de producción. Normalmente en empresas más grandes hay una persona encargada exclusivamente al control del costo de venta.
- Asegurarse del pago de la nómina a los colaboradores.
- Es la responsable de generar la información fiscal (aquellos entregados a la autoridad para el pago de impuestos) y la información financiera (aquella usada por la dirección general para la toma de decisiones).
- Es la encargada de hacer y gestionar toda la información financiera de la empresa, la creación de los reportes correspondientes. La contraloría es la dueña de la información de la empresa.
- Realización de presupuestos de ingresos y gastos, generación de forecast y control de los mismos.
- Realizar el sistema del control interno, controla las políticas y los procedimientos de todo el negocio.
- Tesorería.
Igualmente, como el nombre lo indica, esta función se encarga de generar el flujo de efectivo en la empresa. Las funciones adicionales de esta área son:
- Establecer las políticas de crédito y cobranza y hacerla cumplir.
- Facturación y cobranza.
- Recibir las facturas de los proveedores y asegurarse de que están correctas.
- Realización de pago a proveedores.
- Control y la gestión de las cuentas de bancos y las chequeras.
- Relación con bancos e instituciones para poder traer financiamiento formal y no formal al negocio.
Normalmente dentro del área administrativa y financiera se alojan otras funciones adicionales, esto puede variar en función de la estrategia de la empresa, por ejemplo, para algunas organizaciones el área de recursos humanos puede reportarle directo a dirección general en caso de ser un área sumamente estratégica para la empresa.
Las funciones adicionales que puede realizar esta área son:
- Recursos humanos, con el reclutamiento, selección y desarrollo del talento.
- Desarrollo organizacional, donde se cuida el sentido de pertenencia, la cultura y el clima laboral de la empresa.
- Tecnologías de la información y comunicación.
- Área legal.
- Administración de servicios generales, se encarga de revisar temas de arrendamientos, el mobiliario utilitario de la empresa, temas con las aseguradoras y los pagos de la luz, el agua, internet, limpieza.
A continuación, te comparto un organigrama tradicional de un área administrativa profesionalizada.
Espero que estas ideas puedan ser de tu utilidad.
¡Por tu libertad empresarial!
Alejandro Valdés
Especialista en crecimiento de dueños de negocio
