"La habilidad para delegar es un signo de madurez en el liderazgo."
John C. Maxwell
Si alguien me hubiera dicho al inicio de mi carrera que podría obtener el 100% de los resultados haciendo solo el 20% del trabajo, habría pensado que me querían vender algo o que me estaban animando a hacer trampa. Nunca hubiera imaginado que estaban a punto de enseñarme una de las lecciones más importantes sobre la delegación. Y es que esa lección la tuve que aprender a la mala.
Todo comenzó con mi podcast. Cuando empecé mi empresa, sabía que construir una plataforma era clave, así que decidí crear mi propio podcast. Lo que no sabía era cuánto trabajo implicaba. Investigar temas, grabar, editar el audio, promocionar el episodio, escribir notas del programa y publicarlo en redes sociales me tomaba dos días completos cada semana. Mientras manejaba mi negocio, me encontraba dedicando 16 horas semanales solo para lanzar un episodio. Viendo hacia atrás, me da pena admitirlo.
Lo curioso es que he conocido a muchos empresarios que pasan por lo mismo. Se involucran en partes de su negocio en las que realmente no deberían, simplemente porque siempre lo han hecho así. Creen que deben hacerlo solos, ya sea porque no tienen un equipo o porque delegar en el pasado no les funcionó bien. Aunque es comprensible, es una visión equivocada que le está costando a tu empresa tiempo, dinero y energía. Existe una forma más inteligente de hacer las cosas.
El principio del 10-80-10
Este principio dice que los empresarios solo deberían involucrarse en el 10% inicial y el 10% final de cualquier proyecto. En otras palabras, donde más valor aportan es en establecer la visión y dar retroalimentación sobre la ejecución.
Cuando reflexioné sobre mi podcast, me di cuenta de que estaba haciendo demasiado. No tenía idea de ingeniería de sonido, y la investigación y la redacción de las notas del programa me parecían tediosas. No disfrutaba gestionar las redes sociales. Estaba perdiendo tiempo valioso en tareas que otros podían hacer mejor que yo.
Así que decidí contratar a alguien para grabar y editar los episodios. Con el tiempo, también delegué la investigación y la preparación de los temas. Ahora, mi única responsabilidad es proponer ideas y estar presente cuando es hora de grabar. Todo el tiempo que recuperé lo he invertido en reuniones estratégicas de alto valor, desarrollo de nuevos contenidos y en presentar nuestras ideas a los clientes, cosas que disfruto y que realmente impulsan el crecimiento de mi empresa.
Recuperar ese 80% del trabajo que no deberías estar haciendo es más fácil de lo que parece. Solo sigue estos cinco pasos.
Paso 1: Identifica un proceso largo que te está consumiendo demasiado tiempo
¿Cuáles son esos proyectos que te están robando más tiempo del que deberían? Tal vez antes te apasionaban, pero ahora ya no es lo mismo. O quizá tu negocio ha crecido tanto que ya no tiene sentido dedicarles tanto tiempo y esfuerzo. Estos proyectos son los candidatos ideales para delegar.
Probablemente la lista de posibilidades es más larga de lo que crees. Este principio se puede aplicar a cerrar ventas, escribir propuestas, desarrollar sistemas de gestión de proyectos, etc. Funciona especialmente bien para procesos repetitivos, pero también se puede adaptar para probar ideas nuevas.
Paso 2: Desglosa el proceso en partes
Es fácil pasar por alto cuántos pasos tiene un proceso. Por ejemplo, "lanzar un podcast" incluye media docena de tareas. Lo mismo sucede con otras tareas rutinarias, ocupan más espacio mental del que piensas.
Empieza por el principio. ¿Qué es lo primero que haces? Luego, ¿qué sigue? Haz una lista de todos los pasos, como si estuvieras dando instrucciones a alguien que nunca lo ha hecho.
Paso 3: Evalúa dónde aportas más valor
No eres igual de eficiente o apasionado en todas las tareas. Algunas simplemente no son lo tuyo. Los trabajos tediosos afectan nuestra calidad de vida y nuestra satisfacción laboral. Además, desperdician tiempo y energía valiosos.
La mayoría de los empresarios aportan más al inicio (definiendo la visión) y al final (dando retroalimentación). Pregúntate, ¿alguien más podría hacer esto mejor que yo? No temas pedir una segunda opinión.
Paso 4: Reúne al equipo que quieres involucrar
Estas personas serán las responsables del proceso que solías hacer solo. Si alguien va a intervenir en el proyecto, debe estar en la reunión.
Empieza explicando el por qué. Que entiendan la razón detrás del proceso y la delegación ayudará a que tomen decisiones por ti. Luego, camina paso a paso por el proceso, asigna tareas y deja espacio para preguntas o sugerencias. Es posible que tu equipo ya tenga ideas para mejorar el proceso desde el inicio.
Paso 5: Implementa el nuevo proceso como un experimento
No estás comprometiéndote de por vida con este cambio. Siempre puedes volver a hacer las cosas como antes si no funciona. Piensa en esta nueva estrategia como un experimento.
Cuando ves los cambios como un experimento, mantienes las expectativas realistas. No esperas que todo salga perfecto desde el principio. Sabes que puede haber mejoras basadas en los resultados. Así que, si ves espacio para ajustes, no te sorprenderás, y seguirás avanzando.
Puedes obtener el 100% de los resultados haciendo solo el 20% del trabajo. ¿Qué harás con el tiempo y energía que recuperarás? ¿Cómo lo aprovecharás para escalar tu negocio?
¡Por tu libertad empresarial!
Alejandro Valdés
Especialista en profesionalización de negocios
