Además de todos los problemas de las reuniones presenciales que conocemos, las reuniones remotas también están plagadas de retos particulares.
LOS 2 PRINCIPALES RETOS DE LAS REUNIONES VIRTUALES.
1.- Hay mayores dificultades en la comunicación. Sin señales visuales, la reunión está potencialmente plagada de personas que se interrumpen entre sí, y se dificulta encontrar un flujo de comunicación adecuado y es posible que se generen malas interpretaciones. Además de todo esto, el ruido de fondo junto con la mala calidad de la conexión, si está presente, sirven para socavar aún más la efectividad de la comunicación y la capacidad de los asistentes para coordinar sus contribuciones.
2.- La Holgazanería social. - Esta es una tendencia humana que se observa en las reuniones virtuales en donde se presenta una tendencia a reducir el esfuerzo y la motivación cuando se trabaja en un grupo virtual, algo similar a esconderse en una multitud. La holgazanería social aumenta cuanto más anónimo uno se siente y el anonimato aumenta durante la reunión remota debido a la barrera virtual entre los miembros del equipo.
La buena noticia es que existe un camino a seguir basado en la experiencia empírica, el Dr. Dr. Steven Rogelberg ha estudiado las reuniones de los equipos durante más de 20 años y ha descubierto información valiosa los líderes de las reuniones, especialmente durante este tiempo que se caracteriza por un aumento en las reuniones remotas.
¿QUÉ HACEN LOS MEJORES LÍDERES DE REUNIONES VIRTUALES?
La mentalidad de ser administrador del tiempo de los demás.
Cuando se adopta una mentalidad de cuidar el tiempo de los demás, uno se vuelve más intencional con las decisiones de sus reuniones de principio a fin. Ser intencional y tomar decisiones inteligentes en las reuniones no requiere mucho tiempo, puede tomar un minuto de tiempo con práctica.
LAS 10 MEJORES PRÁCTICAS PARA REUNIONES REMOTAS.
1.- No hagas demasiadas reuniones virtuales, solo haz las necesarias. - Las reuniones remotas caen en picado en calidad a medida que aumenta el tamaño. Afortunadamente, los asistentes que no asisten en vivo pueden grabar y escuchar reuniones remotas al doble de velocidad. Por lo tanto, deje que los miembros no esenciales se salgan del apuro y comparta la grabación. Pueden escuchar a su conveniencia en lugar de que una reunión interrumpa su flujo de trabajo.
2.- Reduce tus reuniones virtuales a un tiempo de 25 minutos.
Dado nuestro período de atención más corto en este momento, evita alargar la reunión de más de 25 minutos. Reducir un poco la reunión también crea una presión positiva. La investigación muestra que los grupos que operan bajo cierto nivel de presión en realidad se desempeñan de manera más óptima.
3.- Enmarca los objetivos de la agenda como preguntas a responder. Al enmarcar los elementos de la agenda como preguntas, los participantes tendrán una mejor idea de quién debe ser invitado a la reunión remota y también todos sabrán cuándo finalizar la reunión y, si la reunión ha tenido éxito es que las preguntas han sido respondidas.
4.- Pídeles que prendan su cámara. – Esto crea "presencia" ya que es importante en reuniones remotas pues queremos que los asistentes participen activamente. Las videoconferencias son más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales de los demás, así que considere pedirles a las personas que se sienten cerca de su cámara web para ayudar a recrear la intimidad de una reunión en persona.
5.- Empieza la reunión a tiempo. - Nada mata el impulso al comienzo de una reunión como un retraso de 15 minutos porque las personas necesitan descargar software o no pueden hacer que el video o el audio funcionen. Cualquier persona que vaya a asistir a la junta debe iniciar sesión 5 minutos antes para asegurarse de que toda la tecnología esté funcionando.
6.- Empieza la sesión con buena energía. - Como líder de la reunión, tu estado de ánimo es muy importante pues establece el tono de la misma, incluso produce un efecto de contagio en los asistentes, donde su estado de ánimo refleja el tuyo.
7.- Establece normas y expectativas. - Cree periódicamente expectativas mutuas con sus asistentes sobre lo que constituye una buena reunión remota. Pregúntales: ¿Cómo podemos lograr que nuestras reuniones remotas sean efectivas? Expón las expectativas, como por ejemplo "dejemos todas las contribuciones a no más de 60 segundos para que todos tengan la oportunidad de hablar".
8.- Facilitación activa. - Los líderes de reuniones deben adoptar el papel de facilitadores, invita a los asistentes a participar. Por ejemplo, di cosas como "Sasha, por favor comparta sus pensamientos", esto hará que estén comprometidos. Evita preguntar de forma genérica: "¿Algún comentario?" En su lugar, llame a las personas específicamente por sus nombres. Además, no permita que la gente divague, especialmente si se tienen períodos de atención más cortos y reuniones más breves; interrumpa amablemente si es necesario. Ese es su trabajo como líder de reuniones.
9.- Utilice herramientas complementarias. - Hay excelentes aplicaciones disponibles (por ejemplo, de Klaxoon, Mentimeter, Poll Everywhere) que permiten a los participantes votar fácilmente como una forma de determinar realmente si tiene consenso. Esto se puede hacer en tiempo real durante la reunión o después de la reunión. La utilización de las herramientas tecnológicas a su disposición ayuda a aumentar la participación y el compromiso de los asistentes durante la reunión.
10.- Termina bien las reuniones. Con unos minutos para el final, asegúrese de aclarar las conclusiones de la reunión y menciona los compromisos generados, así como los responsables de cada acción. No permita que nadie salga de la reunión preguntándose qué se logró o cuáles son los próximos pasos.
Es poco probable lograr tener reuniones virtuales perfectas, pero con un desarrollo e intencionalidad enfocados, puedes convertir tus reuniones en eventos eficientes y atractivos y así convertirse en una herramienta para el crecimiento y profesionalización de tu empresa.
Espero que estas ideas te hayan sido de utilidad, si quieres saber cómo crear una empresa auto-gestionada visita nuestra página web: www.innovarte.mx
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Alejandro Valdés
Especialista en crecimiento de dueños de negocio
