Las 7 claves de la productividad personal

¨No necesitas trabajar más, necesitas definir mejor tu trabajo¨

David Allen

Acabo de terminar el libro las 52 claves de la productividad de David Allen y sentí la necesidad compulsiva de sintetizar algunos de los conceptos y herramientas más importantes que aprendí del libro con el fin de poderlas poner en práctica en mi vida pero sobre todo de que te sean de utilidad para tu vida profesional.

Casi todas las personas tienen sueños, anhelos e ideales, pero pocas personas realmente son capaces de hacerlos realidad, un escaso número de seres humanos tienen la habilidad de producir los resultados que ellos anhelan en su vida.

La productividad personal es la aptitud que tiene una persona para que un resultado deseado e imaginado se materialice en el mundo. Es la facultad de hacer posible que las intenciones se transformen en hechos concretos, por lo tanto a mayor capacidad de producir los resultados anhelados en estas tres dimensiones, mayor productividad tendrá una persona.

El arte y ciencia de la productividad personal debería de ser un tema vital para el sistema educativo actual, ya que de su comprensión y aplicación depende en gran parte nuestra calidad de vida y sobre todo nuestro progreso.

El objetivo del método enseñado por David Allen es lograr un estado de mente ¨como el agua en reposo¨. Al mantener nuestra mente limpia, transparente y tranquila, podemos concentrarla plenamente en las cosas que realmente son importantes para nosotros y así ser poderosamente efectivos.

Sin embargo lo que nos pasa a la mayoría de las personas es que en nuestras actividades cotidianas normalmente estamos o preocupados por algo, o ansiosos por algo del futuro o hay algo que jala a nuestra atención y no nos permite estar completamente presentes en lo que hacemos. Así que la clave para lograr elevar la productividad radica en aprender a liberar a la mente de las tareas pendientes y así permitirle enfocarse en planear y organizarse sobre lo que es realmente importante.

LA PRIMERA CLAVE para aumentar tu productividad es la de resolver temas pendientes de tu pasado: A nivel subliminal somos conscientes de todos nuestros compromisos y cuando no los hemos cumplido se genera una ansiedad interna que no nos permite tener claridad mental. Los compromisos incumplidos consumen combustible mental que luego no está disponible para otros usos.

Revisa y escribe los temas incompletos de tu pasado: ciclos sin cerrar, rencores, resentimientos, comunicaciones retenidas y genera un compromiso para completar estos temas, pide ayuda de ser necesario. El simple hecho de escribirlos y traerlos a la conciencia es un gran paso y lograr completar estos temas libera gran cantidad de energía.

LA SEGUNDA CLAVE para aumentar tu productividad es la de aprender a vaciar la mente: Sacar lo que tienes en tu mente y tomar decisiones sobre lo que tienes que hacer le da libertad a tu mente.

Escribe todos tus pendientes y cuestiones importantes en tu vida en estos momentos en papel o en tu computadora y captura tus pensamientos, el hecho de exteriorizar tus ideas en algo externo le permite a tu mente soltarlas y liberar espacio para otras actividades. Hacer esto es hacer una especie de limpieza mental que creará nuevos espacios.

LA TERCERA CLAVE para aumentar tu productividad es la de dejar de gestionar el tiempo y empezar a gestionar la atención: CAMBIO DE ENFOQUE = CAMBIO DE RESULTADOS. Cuando más específica sea tu intención, más expansiva será tu capacidad creativa para realizarla.

Peter Drucker decía que el trabajo más importante del trabajador inteligente es definir su trabajo y eso es lo que hacemos al hacer las siguientes preguntas para aprender a gestionar tu atención sobre los temas pendientes: 1.- ¿Cuál es mi intención o resultado que deseo producir? y 2.- ¿Cuál es mi siguiente acción? y escribe todas tus respuestas.

LA CUARTA CLAVE para aumentar tu productividad es la de organizar todas tus acciones y pendientes en categorías de proyectos en PERSPECTIVAS: El valor de las metas en el futuro es el cambio que producen en el presente. En la medida que tengas claridad de vision, tus decisiones y tus acciones irán en una dirección definida.

Genera un mapa de todos tus proyectos al ponerlos en perspectiva de la
siguiente manera:

Acciones (pista de aterrizaje): cualquier tarea que pueda hacerse en un mismo momento, en un mismo sitio y de una sola vez.

Proyectos (3.000 metros): cualquier resultado que necesite de más de una acción para poder realizarlo.

Áreas de enfoque y responsabilidad (6.000 metros): definen con qué estamos comprometidos en nuestro día a día, es decir, nos muestran los compromisos que hemos adquirido, tanto con nosotros mismos como con otras personas.

Metas y objetivos (9.000 metros): definen dónde queremos llegar y cómo vamos a llegar ahí.

Visión (12.000 metros): sirve para tener claras las líneas generales de nuestra existencia, lo que encaja y lo que no encaja en nuestra vida y, especialmente, qué es lo que queremos tener en nuestra vida a largo plazo (más de un año, o incluso más de dos años).

Propósito y principios (15.000 metros o más): el propósito es la definición de por qué hacemos lo que hacemos y los principios son los comportamientos que nos rigen, los valores que queremos respetar sí o sí en cualquier situación.

LA QUINTA CLAVE para aumentar tu productividad es la de hacer una revisión semanal de todos tus pendientes y organizar tu semana: Es posible acallar a esa molesta parte de tu mente que te mantiene inquieto pero para eso hay que dedicarle 1 hora semanal para mantenerte al día con tus proyectos.

Tendemos a olvidar nuestras intenciones por eso necesitamos un sistema semanal para evitar que las cosas se vayan al fondo de nuestra mente por eso te invito a que religiosamente hagas el siguiente proceso cada inicio de semana:

1.- Recopilar o capturar: Escribe con el objetivo de conseguir que todas tus preocupaciones, ideas, tareas, pensamientos antes de iniciar la semana.

2.- Procesar: De todo lo que has recopilado toma la decisión de que acciones harás, cuales delegaras, cuales eliminarás y cuales postergaras.

3.- Organizar: todo lo que hemos procesado tiene que ir a algún sitio organizado de cierta forma concreta, de preferencia utiliza tu calendario o algún otro sistema como Asana para agendar tus acciones.

4.- Hacer: Ir a la acción con los compromisos bien afinados.

5.- Evaluar: Revisar los resultados, extraer aprendizajes y volver a iniciar con el paso 1.

El aplicar estas claves a nuestra vida nos permitirá tener mayor control y productividad y sobre todo mayor paz mental, recuerda que el poder personal es proporcional a la capacidad de relajación.

Vive intensamente.

Alejandro Valdés

¿Por qué los emprendedores deben de trabajar menos para ser más productivos?

¨La inteligencia de la naturaleza funciona con toda facilidad, con despreocupación, con armonía y con amor y cuando aprovechamos las fuerzas de la armonía, la alegría y el amor, creamos éxito y buena fortuna con gran facilidad. ¨

 Lao-TSE

Después de casi 9 años como emprendedor y de estar por mi cuenta en el mercado, apenas he aprendido una gran y valiosa lección, me he dado cuenta que gran parte de los emprendedores apasionados que seguimos nuestros sueños caemos en una trampa: la trampa de estar excesivamente ocupados, de hecho muchos de nosotros nos volvemos ¨Workaholics¨ porque nos gusta lo que hacemos y trabajamos sin descanso, incluso hay una especie de orgullo personal al sentir que estamos trabajando demasiado duro.

Hasta cierto punto al inicio de tu proyecto es normal trabajar mucho, ya que haces demasiado número de actividades pero con el paso del tiempo y conforme tu proyecto crece, se va formando el hábito de saturarse de actividades, trabajar hasta altas horas de la noche y no descansar y muchos emprendedores hacen de este ritmo su forma habitual de operar en su vida.

Las consecuencias de caer en esta trampa son desastrosas:

  • Agotamiento y ¨burn out¨
  • Perdida de la motivación y empuje por sentirse cansado
  • Poco tiempo para estar con la familia y los seres queridos
  • Bajo nivel de concentración y un sentido de prisa interna permanente

La gran lección que aprendí para salir de esta trampa es la de aprender a descansar al usar la ley del mínimo esfuerzo. Si observamos a la naturaleza veremos que ella utiliza un esfuerzo mínimo para funcionar, la hierba no tiene que hacer ningún esfuerzo para crecer; sencillamente, crece. Los peces no se esfuerzan para nadar; sencillamente, nadan. Las flores no hacen ningún esfuerzo para abrirse; sencillamente, se abren, las aves no se esfuerzan para volar; sencillamente, vuelan. Ésa es su naturaleza intrínseca.

Los emprendedores al usar esta ley debemos únicamente de enfocarnos solo en aquellas cosas que realmente nos apasionan y que hacen crecer al negocio, mientras aprendemos a delegar el resto y sobre todo nos damos el tiempo para descansar.

Cuando tomamos tiempo libre y dejamos de trabajar, recargamos nuestras baterías físicas y mentales. El cuerpo descansa con el reposo y la mente descansa con el cambio de enfoque, así que al darte un espacio para no estar pensando en el trabajo, tu mente se renueva y obtienes mayor claridad y creatividad para cuando regreses a trabajar.

Cuando nos encontramos relajados, concentrados y enfocados, somos mucho más productivos que si hacemos las cosas cansados, aburridos y preocupados, así que hay que cambiar el viejo paradigma que nos dice: ¨Tienes que trabajar duro para ser exitoso¨ por el paradigma ¨Tienes que trabajar menos pero tienes que trabajar mejor para ser exitoso¨, recuerda que una mente cansada es la pesadilla del emprendedor.

La clave para salir de la trampa del emprendedor es: Trabajar en menor cantidad para hacerlo en mayor calidad y descansar para renovarse mental y físicamente. En el siguiente cuadrante te explico las posibles maneras de trabajar que podemos tener:

La zona - productividad

Si queremos crecer más en nuestro negocio y vida debemos de enfocarnos en el cuadrante II al que le llamo ¨la zona¨ ya que en ese lugar nos encontramos relajados pero concentrados y podemos hacer las cosas mejor para producir grandes resultados, ya que estar PRESENTE y CON CLARIDAD te hace crecer EXPONENCIALMENTE.

Te comparto 2 tips para operar desde el cuadrante II:

1.- Restríngete a solo 3 actividades importantes al día, en vez de hacer muchas cosas enfócate en solo 3 cosas que realmente sean trascendentales en tu trabajo y delega lo demás. Restringir tu trabajo a solo 3 cosas hace que cambies la cantidad por la calidad y hace que tu mente se enfoque más y así puedes hacer menos pero ser más estratégico y producir más.

2.- Tomate 1 día como mínimo adicional de 24 horas sin trabajar y ocupa tu día para hacer cosas que te encantan hacer pero que no tienes normalmente tiempo; hacer ejercicio, estar con tu familia, viajar, ir al cine, etc. Al hacer esto tu mente se rejuvenecerá y estarás más fresco para regresar al trabajo y hacerlo crecer.

Espero que estas ideas te sean de utilidad, a mí en lo personal me han servido muchísimo para estás más concentrado y relajado. Como dice Dan Sullivan: ¨En lugar de ver el tiempo libre como una recompensa, véalo como una condición previa necesaria para el éxito¨. En Innovarte nos especializamos a ayudar a jóvenes emprendedores a crecer en su negocio y en su vida 10X , si quieres saber cómo trabajar menos y ser más estratégico contáctanos y nosotros te ayudamos a hacerlo.

Vive intensamente.

alejandro.valdes@innovarte.mx

Alejandro Valdés